엑셀#17 : 워크북&워크시트

엑셀#17 : 워크북&워크시트

1. 엑셀(Excel)이란?

엑셀은 스프레드시트(Spread Sheet)의 일종이다. 필자가 가장 먼저 접한 스프레드시트 프로그램은 LOTUS 1-2-3 이었다. 그때는 286 컴퓨터를 쓰던 시절이니 도스창에서 실행해서 썼던 기억이 어렴풋이 난다.

스프레드시트 프로그램이란 각종 수치와 데이터를 간단하게 표나 차트, 보고서 등으로 작성할 수 있게 도와주는 프로그램이라고 생각하면 되겠다. 네이버 검색 한 번만 해봐도 몇 만 페이지나 되는 문서들이 뜰 것이니 직접 검색해보라.

여튼 엑셀이란 이름은 Excellent 라는 단어에서 따왔다는데 Microsoft 직원이 아닌 관계로 사실 여부는 직접 확인하시라.

2. 워크북(WorkBook)과 워크시트(WorkSheet)

처음 엑셀을 실행하면 Book1이라는 임시 파일명으로 창이 열리게 된다. 필자는 오피스2007을 사용하고 있기에 필자의 기준에서 설명한다. 2010 버전도 나왔지만 아직 손에 익지 않고, 바꿔야 될 큰 필요성을 못 느끼기에 2007을 계속 사용 중이다.

빨간 네모 박스가 파일명이며, 워크북이다. 파일을 저장할 때는 워크북 단위로 저장되기 때문에, 보통 엑셀 파일이라고 칭하는 건 워크북이라고 생각하면 된다.

빨간 동그라미 부분이 워크시트이다. 새로운 엑셀 파일을 만들면 기본적으로 3개의 워크시트를 포함한다. 3개의 워크시트가 부족하거나 눈에 거슬려 1개로 줄이고 싶다면, 왼쪽 제일 상담의 메뉴 버튼을 누른 후, [기본 설정]-[Excel 옵션]-[새 통합 문서 만들기] 에서 포함할 시트 수를 원하는 만큼 조절하면 된다.

각 워크북 당 최대 255개의 워크시트를 저장할 수 있다고 배웠었는데, 요즘은 메모리 크기도 늘고, 컴퓨터 사양이 워낙 좋아서 그 이상도 가능할 것 같긴 하다. 솔직히 엑셀을 사용하면서 그렇게 많은 양의 워크시트를 만들 일도 거의 없다. 설령 그런 일이 있다고 해도 그 많은 양의 워크시트를 만들어서 관리하는 것도 아주 힘든 일이다. 255개 이상 만들어지는지 궁금하면 직접 해보자. 그리고 결과를 댓글로 달아주시길.

자, 그리고 워크시트는 256개의 열과 65,536개의 행으로 이루어져 있다고 예전에 배웠었는데 그건 아닌 듯하다. 이건 확인하기 쉽기 때문에 직접 확인해보는 친절함을..

보이는가? 열은 A부터 시작해서 XFD까지. 행은 1,048,576까지 있으니 필자가 처음 배울 때보다 훨씬 많은 발전이 있었다. 하지만, 여기서 이 포스팅을 보고 있는 사람이라면 저렇게까지 많은 양의 데이터를 처리할 일은 절대 없을 것이다. 장담한다!

여기서 팁 하나!

설마 필자가 저 마지막 셀까지 커서를 계속 누르고 있었을 거라 생각하지는 않았겠지? 간단하게 Ctrl + → 를 누르면 마지막 열까지, Ctrl + ↓ 를 누르면 마지막 행까지 한 번에 이동한다. 현재는 아무 데이터도 입력되지 않은 상황이라 그렇고, 만약 A15에 데이터가 입력되어 있고, 커서가 A1에 있다면 데이터가 입력되어 있는 마지막 행으로 이동한다.

워크북과 워크시트로 구성이 된다는 걸 알았으면 응용을 하자. 그냥 '아- 그렇구나' 하는 사람은 바보다, 바보. 딱, 감이 오지 않는가? 그렇다. 워크북 단위로 분류한 후, 워크시트는 한 단계 아래 분류로 사용하면 관리하기가 훨씬 편리하다.

예를 들어, 음식점을 운영한다면

폴더명[매출현황] - 워크북[매출현황201412.xlsx] - 워크시트[20141201][20141202][20121203]... 식으로 만들어서 관리하면, 나중에 자료를 찾기도 쉽고, 차트를 만들어 한 눈에 파악하기도 훨씬 간편하다. 물론 첫 워크시트를 [12월매출합계] 로 만들어서 요약하면 더 편하지만, 이 포스팅을 보고 있는 사람이라면 아직은 거기까지 생각하지 말자. 천천히 하나씩.

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